Volikirja koostamine võib esmapilgul tunduda keerulise juriidilise toiminguna, kuid tegelikkuses on tegemist lihtsa ja praktilise dokumendiga, mis võimaldab volitaja ehk esindatava tahet selgelt väljendada. Volikiri on kirjalik dokument, millega üks isik annab teisele isikule õiguse end mingis konkreetses küsimuses või toimingus esindada. Olgu tegemist paki kättesaamisega postkontorist, kinnisvaratehinguga või asjaajamisega riigiasutustes – hästi koostatud volikiri hoiab kokku aega ja väldib arusaamatusi. Selles juhendis vaatame lähemalt, millised on volikirja vormistamise põhinõuded, milliseid andmeid see peab sisaldama ja kuidas koostada dokument, mis on õiguslikult siduv ja aktsepteeritav.
Mis on volikiri ja millal seda vaja läheb?
Volikiri on ühekordne või pikaajaline usaldusavaldus, mis on fikseeritud kirjalikus vormis. Eesti õigussüsteemis reguleerib esindusõigust tsiviilseadustiku üldosa seadus. See tähendab, et volikiri annab kolmandale isikule kindlustunde, et esindajal on tõepoolest õigus tegutseda volitaja nimel.
Volikirja vajadus tekib olukordades, kus isik ise ei saa teatud toimingut sooritada. Levinumad näited on:
- Dokumentide ja pakkide kättesaamine: Kui olete tööl või reisil, võib kuller või postiasutus nõuda volikirja paki üleandmiseks kolmandale isikule.
- Asjaajamine riigiasutustes: Näiteks maanteeametis sõiduki registreerimisel või kohalikus omavalitsuses ehitusloa taotlemisel.
- Pangatehingud ja lepingud: Kui volitaja ei saa isiklikult kohale minna, võib volitatud esindaja teatud toiminguid pangaarvel teha, kui see on panga poolt aktsepteeritud.
- Kinnisvaratehingud: Need nõuavad tavaliselt notariaalset volikirja, kuna tehingu sisu on mahukas ja vastutusrikas.
- Tervise- ja sotsiaalhoolekanne: Lähedase esindamine meditsiiniasutustes või sotsiaalteenuste taotlemisel.
Volikirja koostamise põhinõuded ja kohustuslikud andmed
Selleks, et volikiri oleks kehtiv ja ametiasutuste poolt aktsepteeritud, peab see sisaldama konkreetseid andmeid. Dokument ei pea olema keerulises “juristikeeles”, kuid see peab olema üheselt mõistetav. Kirjalik volikiri peab sisaldama järgmiseid elemente:
- Dokumendi pealkiri: Selgelt väljendatud pealkiri “VOLIKIRI”.
- Volitaja andmed: Ees- ja perekonnanimi, isikukood ja elukoha aadress. Juriidilise isiku puhul nimi, registrikood ja esindaja andmed.
- Volitatava andmed: Ees- ja perekonnanimi ning isikukood. See on vajalik isiku üheseks tuvastamiseks.
- Volituse sisu: Väga täpne kirjeldus sellest, mida volitatud isik tohib teha. Vältige liiga üldisi sõnastusi nagu “kõikide toimingute tegemine”, kui see ei ole vajalik.
- Volituse tähtaeg: Alguskuupäev ja lõppkuupäev. Kui tähtaega ei ole määratud, kehtib volikiri seaduse järgi ühe aasta, kuid soovitav on see alati kirja panna.
- Koht ja kuupäev: Volikirja koostamise aeg ja asukoht.
- Allkiri: Volitaja omakäeline või digitaalallkiri.
Kuidas koostada korrektset volikirja: näidis
Alljärgnevalt on toodud näidis, mida saab kohandada vastavalt oma vajadustele. See on üldine põhi, mis sobib enamiku igapäevaste tehingute jaoks.
VOLIKIRI
Tallinnas, 15. mail 2024. aastal
Mina, [Volitaja nimi], isikukood [isikukood], elukoht [aadress], volitan käesolevaga [Volitatava nimi], isikukood [isikukood], elukoht [aadress], esindama mind [asutuse nimi või tehingu lühikirjeldus] toimingute tegemisel.
Volitatud isikul on õigus minu nimel esitada dokumente, allkirjastada taotlusi ja võtta vastu otsuseid, mis on seotud [toimingu täpne kirjeldus].
Käesolev volikiri kehtib kuni [kuupäev] või kuni toimingu lõpetamiseni.
Volitaja allkiri: ______________
Millele pöörata tähelepanu volituse sisu kirjutamisel
Volituse sisu on kõige kriitilisem osa. Kui olete liiga ebamäärane, võivad ametnikud keelduda volikirja aktsepteerimast. Näiteks, kui volitate kedagi autot müüma, peaks volikiri sisaldama auto registreerimismärki, margi ja mudeli andmeid. Kui volitate kedagi paki kättesaamiseks, peaks volikirjas olema kirjas paki saatekood või konkreetne postkontor ja ajavahemik. Mida täpsem olete, seda vähem tekib hilisemaid arusaamatusi.
Digitaalallkiri vs omakäeline allkiri
Tänapäeva digitaalses ühiskonnas on digitaalselt allkirjastatud volikiri kõige turvalisem ja mugavam viis asjade ajamiseks. See on võrdväärne omakäelise allkirjaga ning selle autentsust on lihtne kontrollida. Kui saadate volikirja e-posti teel, veenduge, et see on digitaalselt allkirjastatud (näiteks ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil). Omakäeline allkiri on vajalik siis, kui ametiasutus nõuab originaaldokumenti paberil või kui tegemist on notariaalset tõestamist nõudva tehinguga.
Millal on vajalik notariaalne volikiri?
Kõik volikirjad ei pea olema notariaalselt tõestatud, kuid on tehinguid, kus seadus nõuab kõrgemat turvalisuse taset. Notariaalset volikirja nõutakse peamiselt kinnisvaratehingute puhul, nagu näiteks kinnistu müük, hüpoteegi seadmine või kinkimine. Samuti võib notariaalset volikirja vaja minna pärimisasjades või väga mahukate finantstehingute puhul. Notar tagab, et volitaja on teovõimeline ja mõistab oma tegude tagajärgi, mis kaitseb osapooli pettuste eest.
Korduma kippuvad küsimused ja vastused (FAQ)
Siin on vastused kõige sagedamini esinevatele küsimustele seoses volikirjade koostamisega.
Kas pean volikirja notari juures kinnitama?
Enamiku igapäevatoimingute jaoks piisab lihtsast kirjalikust volikirjast. Notariaalset tõestamist nõuavad vaid teatud seadusega sätestatud juhtumid, näiteks kinnisvaratehingud või osaühingu osade võõrandamine.
Kui kaua volikiri kehtib?
Volikiri kehtib selles märgitud tähtaja lõpuni. Kui tähtaega pole märgitud, kehtib volikiri seaduse kohaselt ühe aasta alates dokumendi koostamise kuupäevast.
Kas volitaja saab volituse igal ajal tühistada?
Jah, volitaja võib volituse igal ajal tagasi võtta, teatades sellest volitatud esindajale. Soovitav on tühistamisest teavitada ka kolmandat isikut, kellele volikiri on esitatud.
Mis juhtub, kui volitatav sureb või kaotab teovõime?
Seaduse järgi lõpeb volitus tavaliselt siis, kui volitaja või volitatav sureb või kaotab teovõime, välja arvatud juhul, kui volikirjas on sätestatud teisiti või tegemist on kestva volitusega.
Kas käsitsi kirjutatud volikiri on kehtiv?
Jah, käsitsi kirjutatud volikiri on kehtiv, eeldusel, et sellel on volitaja omakäeline allkiri ning kõik vajalikud andmed on selgelt loetavad ja dokumendis sisalduvad.
Kas pean volikirjas kasutama erialast terminoloogiat?
Ei, volikiri ei pea olema keeruline. Kõige tähtsam on see, et volituse sisu ja volitatava õigused oleksid väljendatud selgelt ja arusaadavalt.
Volikirja kehtivuse kontrollimine ja turvalisus
Kolmandad isikud, kes volikirja vastu võtavad, kontrollivad tavaliselt volitatava isikut ja volikirja kehtivust. Kui olete volitaja, hoidke volikirja originaali või selle digitaalset koopiat turvaliselt. Kui volitus antakse väga olulise toimingu tegemiseks, võiksite lisada volikirja ka volitatava isikukoodi kõrvale tema kontaktandmed või muud tuvastusvahendid. See aitab vältida pettusi, kus keegi teine võib proovida teie nimel esineda.
Lisaks on oluline meeles pidada, et volikiri on usaldusküsimus. Volitage vaid inimesi, keda te täielikult usaldate. Kui volitus on antud, vastutab volitaja põhimõtteliselt tegude eest, mida volitatud esindaja tema nimel teeb (kui need jäävad volikirja piiridesse). Seetõttu on äärmiselt oluline piiritleda volituse maht – määrake täpselt ära, mida tohib teha ja mida mitte. Kui annate “tühja tšeki” ehk väga üldise volituse, on teil vähem kontrolli selle üle, kuidas teie õigusi kasutatakse.
Lõpetuseks, kui teil tekib kahtlus, kas konkreetne toiming nõuab mingit erivormi, on alati kõige kindlam pöörduda vastava ametiasutuse poole või konsulteerida juristiga. Pankadel, riigiasutustel ja kinnisvarabüroodel on tihti olemas ka oma spetsiaalsed volikirja põhjad, mida nad eelistavad. Nende kasutamine kiirendab oluliselt asjaajamist, sest asutused on nende vormidega juba harjunud ja neis sisalduvad kõik vajalikud õiguslikud klauslid.
